FONS JURIS EHF.
Í gildi frá 18. maí 2026.
Þessi athugasemd uppfærir og leiðréttir persónuverndarstefnu Fons Juris vegna breytinga sem hafa orðið á þjónustunni frá 2018. Heildarendurskoðun stefnunnar er í vinnslu og verður birt 6. júlí 2026; þangað til gildir 2018-útgáfan með þessari viðbót.
Samhliða þessari viðbót birtir Fons Juris staðlaðan Vinnslusamningsviðauka (DPA) sem gildir frá 18. maí 2026 þegar Fons Juris vinnur persónuupplýsingar sem vinnsluaðili fyrir lögmannsstofu eða annan ábyrgðaraðila, nema sérstakur skriflegur vinnslusamningur aðila mæli fyrir um annað.
Fyrri stefnan tók fram að Fons Juris deildi „ekki undir neinum kringumstæðum“ persónuupplýsingum með þriðja aðila. Sú yfirlýsing er ekki lengur rétt og er hér með leiðrétt. Fons Juris nýtir eftirfarandi undirvinnsluaðila í tengslum við Lögmennis-þjónustuna:
global endapunktur fyrir Gemini getur vinnsla farið fram utan EEA. Slík vinnsla fer fram samkvæmt Google Cloud DPA / Cloud Data Processing Addendum, þjónustusértækum skilmálum Google Cloud um AI/ML og, eftir því sem við á, stöðluðum samningsákvæðum (SCC) ESB.
de.sentry.io innan Þýskalands/EEA eftir því sem við á. Functional Software, Inc. er bandarískt félag; ef vinnsla eða aðgangur felur í sér flutning utan EEA gilda viðeigandi flutningsheimildir.
Allir undirvinnsluaðilar starfa undir vinnslusamningi (DPA) sem inniheldur stöðluð samningsákvæði (SCC) ESB þar sem við á.
Fons Juris notar einnig þjónustuaðila vegna rekstrarsamskipta og notendaþjónustu. Loops er notað fyrir útsendingar á tölvupósti, svo sem tilkynningar um þjónustuna, og Intercom / Fin er notað fyrir notendaþjónustu og samskipti við notendur. Þessir þjónustuaðilar eru ekki notaðir til að vinna upphlaðin skjöl, lögfræðilegt efni, leit yfir réttarheimildir eða AI-svör í Lögmennis-þjónustunni.
Frá og með 18. maí 2026 býður Lögmennis-þjónustan upp á upphleðslu skjala. Notendur sem starfa hjá viðskiptavinum Fons Juris eða eru laganemar geta hlaðið upp skjölum.
Hlaða má upp lögfræðilegum skjölum, svo sem dómum, samningum, málskjölum og sönnunargögnum. Notandi ber ábyrgð á því að hafa heimild til upphleðslunnar samkvæmt umboði, samningi við skjólstæðing, starfsréttindum eða öðrum lagaheimildum.
Notandi skal ekki hlaða upp persónuupplýsingum nema slíkt sé nauðsynlegt vegna þeirrar lögfræðilegu vinnslu, rannsóknar, skjalavinnslu eða námsvinnu sem þjónustan er notuð til. Eftir því sem unnt er skal notandi fjarlægja, afmá eða gerviauðkenna persónuupplýsingar sem ekki eru nauðsynlegar fyrir tilgang upphleðslunnar.
Skjölin eru geymd í Google Cloud Storage innan EEA samkvæmt núverandi stillingum þjónustunnar. AI-vélar Lögmennis, þ.m.t. Vertex AI og Gemini, lesa innihald skjalanna til að geta veitt svör sem byggja á þeim. Slík vinnsla er nauðsynleg fyrir kjarna-virkni þjónustunnar.
Þegar lögmaður eða annar starfsmaður lögmannsstofu hleður upp skjölum starfar Fons Juris sem vinnsluaðili (e. processor) fyrir lögmannsstofuna. Lögmannsstofan er ábyrgðaraðili (e. controller) fyrir gögnum skjólstæðinga sinna og ber ábyrgð á því að vinnslan hafi fullnægjandi lagaheimild samkvæmt 6. gr. GDPR og ákvæðum persónuverndarlaga og, eftir því sem við á, heimild til vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga samkvæmt 9. gr. GDPR.
Þegar laganemi hleður upp gögnum sem hann hefur heimild til að nota í þjónustunni er laganeminn ábyrgðaraðili fyrir því efni sem hann ákveður að hlaða upp. Fons Juris vinnur slík gögn sem vinnsluaðili að því marki sem vinnslan fer fram til að veita þá virkni sem notandi biður um.
Ef heimild samkvæmt 9. gr. GDPR er ekki til staðar má ekki hlaða upp viðkvæmum persónuupplýsingum. Notanda er jafnframt óheimilt samkvæmt skilmálum að nota Lögmennis-þjónustuna sem persónulega gagnageymslu eða hlaða upp persónuupplýsingum sem ekki eru nauðsynlegar fyrir tilgang vinnslunnar.
Skjöl eru varðveitt þar til notandi óskar eftir eyðingu. Sjálfvirk varðveislustefna með föstum mörkum, þar á meðal 24 mánaða mörk fyrir samtalssögu, er í þróun og verður tilgreind í heildarstefnunni 6. júlí 2026.
Notandi getur óskað eftir eyðingu skjals hvenær sem er með beiðni til persónuvernd@fonsjuris.is. Fons Juris svarar beiðnum og upplýsir um aðgerðir án ótilhlýðilegrar tafar og í síðasta lagi innan eins mánaðar frá móttöku beiðni, sbr. 12. gr. 3. mgr. GDPR. Fons Juris stefnir að því að ljúka eyðingu innan 30 daga nema lögmæt ástæða sé til annars.
Fons Juris notar ekki gögn notanda, þ.m.t. upphlaðin skjöl, fyrirspurnir eða samtöl, til að þjálfa eða fínstilla eigin AI-líkön og veitir Google ekki leyfi eða fyrirmæli um slíka notkun. Notkun Fons Juris á Google Cloud AI/ML-þjónustu fer fram samkvæmt Google Cloud-skilmálum sem kveða á um að Google noti ekki gögn viðskiptavina til að þjálfa eða fínstilla AI/ML-líkön án fyrirfram leyfis eða fyrirmæla viðskiptavinar.
Svör Lögmennis byggja á opinberum réttarheimildum og á þeim skjölum sem notandi hefur sjálfur hlaðið upp. Þjónustan notar ekki viðskipta- eða einkagögn annarra viðskiptavina til að svara fyrirspurnum notanda.
Fons Juris notar tæknilegar skrár í þeim tilgangi að geta greint og leyst tæknileg vandamál. Slík gögn eru almennt merkt með 30 daga varðveislutíma og geta innihaldið notenda-auðkenni og hluta af því sem notandi hefur sent inn. Reglubundin sjálfvirk eyðing slíkra logga er í innleiðingu og verður nánar tilgreind í heildarstefnunni 6. júlí 2026.
Villur og rekstrarviðburðir eru sendir til Sentry. Notenda-tölvupóstur birtist í sumum villuskýrslum í dag til að geta rannsakað villur. Hreinsun á tölvupósti úr Sentry-viðburðum er í þróun og verður lokið áður en heildarstefnan birtist 6. júlí 2026.
Heildarendurskoðun persónuverndarstefnunnar er í vinnslu og verður birt 6. júlí 2026. Á sama degi verður birt ný persónuverndarstefna sem leysir 2018-stefnuna og þessa viðbót af hólmi, uppfærð síða um undirvinnsluaðila og viðbót við Skilmála.
Boðunartilkynning um efnislegar breytingar verður send með a.m.k. 30 daga fyrirvara áður en breytingarnar taka gildi.
Allar spurningar varðandi persónuvernd, beiðnir um eyðingu eða nýtingu réttinda samkvæmt GDPR (15.-22. gr.) má senda á persónuvernd@fonsjuris.is.
Fons Juris ehf., Laugavegur 7, 101 Reykjavík.
INNGANGUR
Fons Juris leggur mikla áherslu á að traust notenda og viðskiptavina félagsins sé í hámarki. Við virðum rétt þinn til einkalífs og tryggjum að notkun persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við ákvæði gildandi laga og reglugerða um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Við ábyrgjumst að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi þriðju aðilum og að hvers konar miðlun slíkra upplýsinga eigi sér aðeins stað með samþykki notenda eða í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.Persónuupplýsingar sem Fons Juris vinnur með eru unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart skráðum notendum. Þær eru fengnar í skýrt tilgreindum og lögmætum tilgangi og ekki unnar frekar á þann hátt að ósamrýmanlegt sé þeim tilgangi. Við tryggjum að persónuupplýsingar séu takmarkaðar við það sem nauðsynlegt er miðað við tilganginn með vinnslunni og varðveittar á því formi að ekki sé unnt að persónugreina skráða einstaklinga lengur en þörf er á miðað við tilganginn með vinnslu upplýsinganna.Fons Juris leggur áherslu á að upplýsa notendur sína um öryggismál og hvernig unnið er með persónuupplýsingar þeirra. Einnig lýsum við fyrir notendum hvernig þeir geti haft áhrif á það hvaða persónuupplýsingar séu notaðar og á hvaða hátt.Persónuverndarstefna þessi er í sífelldri endurskoðun og leggur Fons Juris áherslu á að vera alltaf að breyta og bæta stefnu sinni til þess að ströngustu kröfum sé ávallt fylgt.Hér að neðan er greint frá hvernig Fons Juris meðhöndlar persónuupplýsingar þínar, þ.e. skráningu, söfnun og vinnslu þeirra.
HVAÐ ERU PERSÓNUUPPLÝSINGAR?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling („skráðan einstakling”). Nánar tiltekið er átt við upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.Eins og segir geta persónuupplýsingar verið t.d. nafn, kennitala, staðsetningargögn og netauðkenni en einnig farsímanúmer, netfang, vinnustaður eða skóli, debet- eða kreditkortanúmer og ip-tala, svo eitthvað sé nefnt.Persónuupplýsingar eru hins vegar ekki svokallaðar safnupplýsingar (e. aggregate data). Slíkar upplýsingar eru ópersónugreindar upplýsingar sem við söfnum um notkun, leitir og flettingar notenda svo eitthvað sé nefnt. Þessar upplýsingar er ekki hægt að rekja til tiltekins einstaklings og eru aðeins notaðar í tölfræðilegum tilgangi. Nánar tiltekið áskiljum við okkur rétt til þess að nýta upplýsingar um hvernig notendur okkar nýta sér þá þjónustu sem við bjóðum upp á og bera þær saman við upplýsingar hjá öðrum notendum til að viðhalda og bæta þjónustu okkar. Þetta er gert í því skyni að gera úrbætur á þeirri þjónustu sem við bjóðum upp á og hjálpa okkur að skilja hvað það er sem notendur eru að leitast eftir þegar þeir nota kerfið okkar.
PERSÓNUUPPLÝSINGUM ER HALDIÐ Í LÁGMARKI
Fons Juris skráir, geymir og vinnur aðeins þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að veita þá þjónustu sem félagið býður upp á.Fons Juris geymir ekki greiðslukortaupplýsingar sem notendur gefa upp, en slíkar upplýsingar eru vistaðar í öruggum kerfum hjá fjármálastofnun.
HVAÐA GÖGN SÖFNUM VIÐ OG GEYMUM?
Fons Juris safnar eftirfarandi persónuupplýsingum um notendur sína:
HVERNIG SAFNAR FONS JURIS PERSÓNUUPPLÝSINGUM?
Samkvæmt gildandi lögum um persónuvernd og þegar samþykki þitt er til staðar getum við sem ábyrgðaraðili safnað, skráð og unnið með persónuupplýsingar á nokkra vegu. Hér fyrir neðan eru helstu leiðir sem við getum nýtt okkur í tengslum við söfnun persónuupplýsinga.
Fons Juris safnar persónuupplýsingum í eftirfarandi tilvikum:
ÁSTÆÐA GAGNASÖFNUNAR TIL AÐ VEITA ÞJÓNUSTU
Fons Juris leggur áherslu á að bjóða upp á framúrskarandi þjónustu og er ávallt að breyta og endurnýja þá þjónustu til hins betra. Fons Juris getur nýtt sér upplýsingar um leitir, flettingar o.fl. til að t.d. bæta leitarniðurstöður sem kerfið sýnir þér og til að bera notkun þína saman við ópersónugreinanleg notkunarmynstur annarra notanda í tölfræðilegum tilgangi og til að bæta niðurstöður leita og annarrar virkni kerfisins. Þetta er gert til þess að við getum áttað okkur á því hvað sé algengt að notendur séu að leitast eftir þegar þeir nýta sér þjónustu okkar og hvar þarfir þeirra liggja. Þessar persónuupplýsingar eru þó aldrei gerðar opinberar eða veittar neinum utanaðkomandi aðila þannig að hægt sé að persónugreina þig sérstaklega nema að gildandi lög eða stjórnvaldsfyrirmæli mæli fyrir um annað.
VIÐHALD OG ÞRÓUN Á OKKAR ÞJÓNUSTUFons Juris greinir einnig notkun þína og hegðun á vefsvæðum okkar til að geta bætt og þróað þjónustuna enn frekar. Þessi greining felst m.a. í því að greina hvaða þætti þjónustunnar þú notar helst, hversu oft þú skráir þig inn, hvaðan þú skráir þig inn og með hvaða vafra og stýrikerfi.
ÁRANGURSMÆLINGAR/ÞJÓNUSTUMÆLINGAR
Fons Juris safnar upplýsingum um notkun og nýtingu á vefsíðum félagsins í þeim tilgangi að átta sig á því hvaða þættir þjónustunnar nýtast notendum best.
SAMSKIPTI VIÐ NOTENDUR
Fons Juris notar persónuupplýsingar meðal annars til að svara fyrirspurnum þínum og bregðast við óskum. Fons Juris gæti einnig nýtt upplýsingar af þessu tagi til þess að senda upplýsingar um þær vefsíður sem fyrirtækið heldur uppi og upplýsingar um breytingar á skilmálum, skilyrðum og stefnum.
Fons Juris leggur áherslu á auðvelda og skilvirka þjónustu. Bæði viljum við geta upplýst þig um uppfærslur, nýjar endurbætur og aðrar mikilvægar breytingar á þjónustu okkar en einnig viljum við auðvelda þér samskipti við okkur ef þú skildir hafa athugasemdir eða eitthvað er ekki að nýtast á þann hátt sem skildi.
Við geymum upplýsingar um netföng notenda til að geta sent tölvubréf um uppfærslur og tilkynningar um vörur okkar og/eða þjónustu og auglýsingarefni/kynningarefni. Þegar við sendum þér slíkt tölvubréf mun þér bjóðast sá kostur að afskrá þig fyrir þess konar tilkynningum og munum við þá án tafar eyða netfangi þínu af þeim lista. Við munum þó ennþá halda utan um upplýsingar varðandi netfangið þitt vegna annarra ástæðna, svo sem vegna auðkenningar við innskráningu.
Við gætum einnig haldið upp á persónulegar upplýsingar í þeim tilvikum þegar þú kemur með athugasemdir til okkar. Við fögnum allri endurgjöf á þjónustu okkar og munum bregðast eins skjótt við og mögulegt er.
UPPLÝSINGUM ÞÍNUM ER EKKI DEILT EÐA MIÐLAÐ
Fons Juris deilir ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingunum þínum til utanaðkomandi þriðja aðila og gerir þær aldrei opinberar. Við gætum þó deilt eða gert opinberar tölfræðiskýrslur eða greiningar sem byggja á samantektum og ópersónulegum gögnum frá hópi notenda okkar.Ofangreint takmarkast við að félaginu berist lögmæt fyrirmæli frá opinberum yfirvöldum um að deila eða greina frá upplýsingum þínum.
AÐKOMA ÞÍN (NOTANDANS) AÐ UPPLÝSINGUM ER VARÐA ÞIG ANDMÆLARÉTTUR
Notandi eða skráður einstaklingur á rétt á því að andmæla hvenær sem er vinnslu persónuupplýsinga er varða hann sjálfan. Með því að senda póst á fonsjuris@fonsjuris.is getur þú greint frá andmælum þínum. Við munum taka andmælin til skoðunar og gera þér kunnugt um réttindi þín, þá sérstaklega rétt þinn til að fá aðgang að persónuupplýsingum og rétt þinn til leiðréttingar og eyðingar á persónuupplýsingum. Um þessi atriði verður fjallað hér í næstu köflum.
RÉTTUR ÞINN TIL AÐGANGS AÐ PERSÓNUUPPLÝSINGUM
Þú sem notandi eða skráður einstaklingur, hefur rétt til að fá staðfestingu á því frá okkur hvort verið sé að vinna persónuupplýsingar sem varða þig. Ef þú villt nýta þér þennan rétt þinn munum við upplýsa þig um tilgang vinnslunnar, viðkomandi flokka persónuupplýsinga og hversu lengi við hyggjumst varðveita og vinna þær upplýsingar.
Þú sem notandi, átt einnig rétt á því að leggja fram kvörtun hjá eftirlitsvaldi.
RÉTTUR TIL LEIÐRÉTTINGAR Á PERSÓNUUPPLÝSINGUM
Ef persónuupplýsingar sem varða notanda eru rangar, villandi eða ófullkomnar mun Fons Juris sjá til þess að þær upplýsingar verði leiðréttar eða eftir atvikum við þær aukið ef umræddur annmarki getur haft áhrif á hagsmuni hins skráða notanda. Skal þetta gert að undangenginni ábendingu frá notanda ef slík ábending er við rök að styðjast.
RÉTTUR TIL EYÐINGAR Á PERSÓNUUPPLÝSINGUM
Ef notandi ákveður að hætta að nota þá þjónustu sem Fons Juris býður upp á og gefur félaginu skýr fyrirmæli unm að eyða skuli notandareikningi sínum hjá Fons Juris mun fyrirtækið eyða öllum persónuupplýsingum sem verið hefur aflað án ótilhýðilegrar tafar, að svo miklu leyti sem félaginu er ekki skylt að halda eftir slíkum upplýsingum í bókhaldslegum tilgangi. Einnig mun persónuupplýsingum verða eytt ef hinn skráði notandi dregur til baka samþykkið sem vinnslan byggist á. Þetta á við um allar upplýsingar sem tengjast persónu notanda sérstaklega (svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer, vinnustaður o.fl.).
Fons Juris mun að auki sjá til þess að persónuupplýsingum verði eytt ef þær eru ekki lengur nauðsynlegar í þeim tilgangi sem lá að baki söfnun þeirra eða annarri vinnslu þeirra.
Fons Juris mun þó ekki eyða persónuupplýsingum eða öðrum gögnum sem hafa verið gerðar ópersónugreinanlegar. Þetta á við þegar upplýsingar hafa verið skráðar um notkun þína og bornar saman við notkunarmynstur annarra notanda í tölfræðilegum tilgangi. Sjá um þetta kaflann að ofan um ástæðu gagnasöfnunnar. Upplýsingar af þessu tagi eru aðeins geymdar undir þessum kringumstæðum ef þær er ekki hægt að tengja við notanda með neinum hætti.
PERSÓNUUPPLÝSINGAR NOTENDA ERU EKKI NÝTTAR Á ÓLÖGMÆTAN, ÓÁBYRGAN, ÓÖRUGGAN EÐA ÓSIÐLEGAN HÁTT
Fons Juris mun ekki undir nokkrum kringumstæðum veita persónuupplýsingar notenda til þriðja aðila. Einnig mun félagið ekki láta samskiptaupplýsingar, t.d. netfang eða farsímanúmer, í té þriðja aðila.
Fons Juris áskilur sér þó heimild til að gera ópersónugreinanlegar tölfræðilegar samantektir sem notaðar geta verið annað hvort í viðskiptalegum tilgangi eða til þess að bæta þá þjónustu sem við veitum notendum okkar. Síðastgreint kann að vera gert með því að safna tæknilegum upplýsingum um notkun notenda, t.d. um tegund vafra, leitir, flettingar, tímalengd innskráningar eða flettingar o.fl., í þeim tilgangi að bæta þjónustuna eða láta notendur vita af hugsanlegum villum eða göllum sem geta komið upp í kerfinu.
Þrátt fyrir ofangreint áskilur Fons Juris sér rétt til að afhenda persónuupplýsingar til þriðja aðila ef það er áskilið samkvæmt lögum eða öðrum stjórnvaldsfyrirmælum eða ef notandi hefur gefið ótvírætt samþykki sitt fyrir slíkri dreifingu eða miðlun.
Þegar notandi lokar eða eyðir aðgangi sínum á vefsíðu eða vefkerfi Fons Juris munum við án tafar eyða öllum þeim persónuupplýsingum sem viðkomandi hefur látið okkur í té.
Þessi persónuverndarstefna sem og notendaskilmálar okkar verður ávallt aðgengileg á heimasíðu Fons Juris.
SPURNINGAR OG AÐSTOÐ
Ef þú hefur spurningar í tengslum við þessa persónuverndarstefnu eða þarfnast annarrar aðstoðar getur þú haft samband við okkur í síma 571-5050 eða með því að senda okkur tölvubréf á fonsjuris@fonsjuris.is.
BREYTINGAR Á ÞESSARI PERSÓNUVERNDARSTEFNU
Vera má að breytingar verði gerðar á persónuverndarstefnu þessari og áskiljum við okkur rétt til að gera slíkar breytingar. Við munum upplýsa þig um slíkar breytingar í tölvubréfi eða með öðrum hætti og hvetjum við þig bæði til þess að fara ítarlega yfir þessa stefnu og breytingar sem gætu orðið á henni í framtíðinni.VEFKÖKUR
Vefsíður og vefkerfi í eigu Fons Juris nýta svokallaðar vafrakökur (e. cookies). Vefkökur eru litlar textaskrár sem geymdar eru á tölvunni þinni. Slíkar skrár gefa okkur kost á að fylgjast með því hvernig þú notar vefsíður og vefkerfi okkar. Vefkökur eru nauðsynlegar t.d. til þess að geta auðkennt notendur í vefverslun eða í vefkerfi félagsins.Með notkun vefsíðna og vefkerfa Fons Juris veitir notandi samþykki sitt fyrir notkun vefkakna.